1.5. Заполнение личной карточки работника


После внесения записи в трудовую книжку на работника заполняют личную карточку. Данный документ оформляется по унифицированной форме N Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г.
N 1. Учтите, личные карточки на работников должны вести все организации независимо от организационно-правовых форм (пп. 1.1 п. 1 и п. 2 Постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1).
Обратите внимание! Для работников, замещающих государственные (муниципальные) должности государственной службы, предусмотрена форма N Т-2ГС(МС) "Личная карточка государственного (муниципального) служащего". А на научного и научно-педагогического работника ведется, помимо общей личной карточки по форме N Т-2, еще и форма N Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника".
Важно иметь в виду, что личную карточку работника следует вести в бумажном виде, а не в электронном. Ведь со всеми записями, вносимыми в трудовую книжку, необходимо ознакомить работника под подпись в личной карточке, в которой повторяется запись, сделанная в трудовой книжке. В личной карточке также предусмотрена графа "Работник кадровой службы", в которой расписывается, удостоверяя правильность заполнения карточки, лицо, ответственное за кадровое делопроизводство. Если карточки на бумажном носителе не будет, эти условия не будут выполнены, а это может классифицироваться как нарушение законодательства о труде.
Личная карточка работника заполняется на основании приказа о приеме на работу, а также документов, представленных работником при приеме на работу. А именно:
- паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
- трудовой книжки;
- страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
- документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
- документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);
- иных документов, представленных работником при приеме на работу.
Помимо информации из представленных документов, в личной карточке отражаются иные данные: контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками. Такую дополнительную информацию работник сообщает о себе сам.
Рассмотрим порядок и особенности заполнения личной карточки работника по форме N Т-2.
Вначале в личной карточке, как и в приказе о приеме на работу, указывают наименование организации в соответствии с уставом и другими учредительными документами, а также проставляют код организации по ОКПО.
Далее следует таблица, в которую заносят следующие данные:
1) дата заполнения. Проставляется дата заполнения личной карточки. Законодательство не содержит указания на то, в какой срок должна быть заполнена личная карточка работника, поэтому целесообразно оформлять ее сразу после издания приказа о приеме на работу и внесения записи в трудовую книжку;
2) табельный номер (он присваивается работнику при приеме на работу и не изменяется при переводах и перемещениях внутри организации);
3) идентификационный номер налогоплательщика - ИНН. Данная графа остается незаполненной, если ИНН работнику не присваивался;
4) номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. При этом если работник поступает на работу впервые, то организация обязана самостоятельно оформить ему пенсионное свидетельство, а значит, графу в этом случае до получения свидетельства можно оставить пустой;
5) алфавит. Указывается первая буква фамилии работника;
6) характер работы. Здесь следует указать, постоянно или временно принят работник;
7) вид работы. Здесь указывают, основная ли это работа или работа по совместительству;
8) пол (мужской, женский).

Пример заполнения личной карточки по форме N Т-2 (фрагмент)
---------
¦ Код ¦
+--------+
Форма по ОКУД ¦ 0301002¦
Общество с ограниченной ответственностью +--------+
"Вектор" ¦ ¦
----------------------------------------------- по ОКПО ¦13171656¦
наименование организации L---------
Дата состав- ления Табель- ный но- мер Идентифи- кационный номер на- логопла- тельщика Номер страхо- вого свиде- тельства го- сударственного пенсионного страхования Ал- фа- вит Харак- тер работы Вид ра- боты (основ- ная, по совмес- титель- ству) Пол (муж- ской, жен- ский) 16 сентября 2011 г. 096 774312345643 027-420-337-64 С постоянно основная мужской

Далее нужно заполнить каждый из 11 разделов формы. Некоторые из них заполняются в процессе работы или по увольнении. Рассмотрим особенности оформления разделов, заполняемых при приеме на работу.
Прежде всего, отметим, что вся информация, указываемая в личной карточке, подлежит кодированию, для чего и выделены специальные графы в форме. Однако в настоящее время система кодирования информации потеряла актуальность. Раньше она использовалась для автоматизированного статистического учета. Сейчас такая обработка данных на основании кодов применяется редко. Организация вправе не заполнять ячейки для кодов, но удалять их из унифицированной формы нельзя.
1. Раздел I "Общие сведения".
Пункт 1 "Фамилия, имя, отчество", п. 3 "Место рождения" и п. 11 "Паспорт" оформляются на основании паспорта работника. При этом при указании фамилии рекомендуется оставить место, ведь работники женского пола могут выйти замуж и поменять фамилию, эти изменения придется отразить в личной карточке.
В п. 2 "Дата рождения" справа следует указать дату рождения в цифровом формате, а слева месяц рождения пишется буквами.
Пункт 4 "Гражданство" оформляется согласно ОКИН:
- код по ОКИН 1 - "Гражданин Российской Федерации";
- код по ОКИН 2 - "Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное гражданство)";
- код по ОКИН 3 - "Иностранный гражданин";
- код по ОКИН 4 - "Лицо без гражданства".
Формулировка должна соответствовать данным кодам ОКИН. При этом если работник имеет двойное гражданство, то страну второго гражданства допустимо указать в скобках.
В п. 5 "Знание иностранного языка" указывается степень знания языка: "владеет свободно", "читает и может объясняться", "читает и переводит со словарем". Здесь также используется кодировка по ОКИН. Если организация кодирует информацию, то проставляется код соответственно "1", "2" или "3".
Пункт 6 "Образование" также заполняется согласно формулировкам из ОКИН. Они приведены в таблице вместе с кодом, который следует проставлять в случае кодировки информации:
Уровень образования Код по ОКИН Начальное (общее) образование 02 Основное общее образование 03 Среднее (полное) общее образование 07 Начальное профессиональное образование 10 Среднее профессиональное образование 11 Неполное высшее образование 15 Высшее образование 18 Послевузовское образование 19
Пункт 7 раздела "Общие сведения" - "Профессия". В этом пункте отразите информацию о том, какой профессией владеет работник. Информация может быть извлечена из данных трудовой книжки или записана со слов работника. Профессии также подлежат кодированию, для этого используется ОКПДТР.
Пункт 8 "Стаж работы" (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет). Стаж рассчитывают на основании записей в трудовой книжке или других подтверждающих документов (трудовых договоров, справок с мест работы и других документов).
При этом общий трудовой стаж рассчитывается согласно правилам, содержащимся в п. 61 Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утвержденной Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. N 192п.
Понятие "непрерывный трудовой стаж" в настоящее время в законодательстве практически не используется. Поэтому в п. 8 (в графе "непрерывный стаж") укажите страховой стаж, на основании которого впоследствии будет рассчитываться больничное пособие. Порядок исчисления стажа работы, дающего право на надбавку за выслугу лет, устанавливается соответствующими нормативными актами для каждого отдельного ведомства.
Пункт 9 "Состояние в браке" заполняют на основании паспорта, а если в нем нет соответствующих отметок, то со слов работника. В ОКИН содержатся стандартные формулировки брачных статусов гражданина:
- код по ОКИН 1 - "Никогда не состоял (не состояла) в браке";
- код по ОКИН 2 - "Состоит в зарегистрированном браке";
- код по ОКИН 3 - "Состоит в незарегистрированном браке";
- код по ОКИН 4 - "Вдовец (вдова)";
- код по ОКИН 5 - "Разведен (разведена)";
- код по ОКИН 6 - "Разошелся (разошлась)".
В п. 10 "Состав семьи" указывают ближайших родственников. К ним относятся:
- родители;
- супруги;
- дети;
- родные братья и сестры;
- лица, на воспитании которых находился или находится работник.
Пункт 12 "Адрес места жительства" заполняют на основании данных о регистрации в паспорте. Фактический адрес указывают со слов работника.
Пример заполнения личной карточки по форме N Т-2 (фрагмент)
I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ
--------T------------
Трудовой договор ¦ номер ¦ 15/09 ¦
+-------+------------+
¦ дата ¦ 15.09.2011 ¦
L-------+-------------
Сидоров Иван Николаевич
1. Фамилия ---------------- Имя ---------------- Отчество -------------------
-----------
¦ Код ¦
+----------+
1 февраля 1980 г. ¦01.02.1980¦
2. Дата рождения ----------------------------------------------- ¦ ¦
день, месяц, год +----------+
¦ ¦
г. Москва ¦ ¦
3. Место рождения ------------------------------------- по ОКАТО ¦ ¦
+----------+
Гражданин Российской Федерации ¦ ¦
и иностранного государства (Кипр) ¦ 2 ¦
4.
Гражданство ---------------------------------------- по ОКИН ¦ ¦
+----------+
читает и ¦ ¦
переводит ¦ ¦
со ¦ 1 ¦
английский словарем ¦ ¦
5. Знание иностранного языка ----------------- --------- по ОКИН ¦ ¦
наименование степень ¦ ¦
знания +----------+
_________________ _______ по ОКИН ¦ ¦
+----------+
высшее ¦ 18 ¦
6. Образование ---------------------------------------- по ОКИН ¦ ¦
среднее (полное) общее, L-----------
начальное профессиональное, среднее
профессиональное, высшее профессиональное
------------------------T-----------------------------T-----
¦ Наименование ¦ Документ об образовании, о ¦Год ¦
¦ образовательного ¦ квалификации или наличии ¦окон-¦
¦ учреждения ¦ специальных знаний ¦чания¦
+-----------------------+-------------T-------T-------+-----+
¦ Московская финансово- ¦наименование ¦ серия ¦ номер ¦ ¦
+-----------------------+-------------+-------+-------+ 2010¦
¦ юридическая академия ¦ диплом ¦ СВД ¦0682010¦ ¦
+-----------------------+-------------+-------+-------+-----+
¦Квалификация по доку- ¦ Направление или специальность ¦
¦менту об образовании ¦ по документу ¦
+-----------------------+-----------------------------------+-----------
¦ экономист ¦Финансы и кредит ¦ ¦
+-----------------------+ Код по ОКСО ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦
L-----------------------+-----------------------------------+-----------+
¦ Код ¦
+-----------+
экономист ¦27728 ¦
7. Профессия ----------------------------- по ОКПДТР ¦ ¦
основная +-----------+
_____________________________ по ОКПДТР ¦ ¦
другая L------------
8. Стаж работы (по состоянию на "__" __________ 20__ г.):
4 5 1
Общий ------ дней ------- месяцев ----- лет
4 5 1
Непрерывный ------ дней ------- месяцев ----- лет
Дающий право на
надбавку за 0 0 0
выслугу лет ------ дней ------- месяцев ----- лет
______ дней _______ месяцев _____ лет
---------
Никогда не состоял ¦ ¦
в браке ¦ 1 ¦
9. Состояние в браке ---------------------- Код по ОКИН ¦ ¦
L---------
10. Состав семьи:
Степень родства (ближайшие род- ственники) Фамилия, имя, отчество Год рождения 1 2 3 отец Сидоров Николай Павлович 1950 мать Сидорова Анна Семеновна 1951
4509 N 117890 01 марта 2006
11. Паспорт: N ------------- Дата выдачи "--" ----------- ----- г.
ОВД "Коньково" г. Москвы
Выдан --------------------------------------------------------
наименование органа, выдавшего паспорт
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
12. Адрес места жительства:
-----------------
¦Почтовый индекс ¦
+----------------+
По паспорту ¦ 117279 ¦г. Москва, ул. Профсоюзная,
L---------------------------------------------------
д. 116, корп. 3, кв. 11.
----------------------------------------------------
-----------------
¦Почтовый индекс ¦
+----------------+
Фактический ¦ 117279 ¦г. Москва, ул. Профсоюзная,
L---------------------------------------------------
д. 116, корп. 3, кв. 11.
----------------------------------------------------
Дата регистрации по
20 марта 2004
месту жительства "--" ---------- ---- г.
8(495)335-60-58
Номер телефона ---------------
2. Раздел II "Сведения о воинском учете".
Этот раздел заполняется, если работник является военнообязанным. Основанием для заполнения данного раздела являются военный билет, временное удостоверение, выданное взамен военного билета, либо удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
Пункт 1 "Категория запаса" не заполняется на офицеров запаса и на будущих призывников. В остальных случаях проставляются цифры 1 или 2 в соответствии с данными военного билета.
Пункт 2 "Воинское звание" заполняется на всех военнообязанных. Призывнику следует поставить запись "Подлежит призыву". В остальных случаях пишется звание согласно военному билету.
Пункт 3 "Состав (профиль)" на призывников не заполняется. У остальных указывают: "Солдаты", "Матросы", "Прапорщики", "Командный", "Медицинский" и пр.
Далее указывается полное кодовое обозначение ВУС из военного билета - п. 4. У призывников его оставляют незаполненным.
В п. 5 "Категория годности к военной службе" проставляют только букву, соответствующую данным:
- А - годные к военной службе;
- Б - годные к военной службе с незначительными ограничениями;
- В - ограниченно годные к военной службе;
- Г - временно негодные к военной службе;
- Д - негодные к военной службе.
В п. 6 указывают название военкомата, в котором работник состоит на учете.
Обратите внимание, п. 7 "Состоит на воинском учете" заполняют простым карандашом.
При этом заполняют либо строку а) - при наличии мобилизационного предписания и (или) отметки о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний, либо строку б) - если сотрудник забронирован на период мобилизации и на военное время.
В п. 8 делают отметку в случаях, когда работник снят с воинского учета по достижении предельного возраста или признан негодным к военной службе.
Пример заполнения личной карточки по форме N Т-2
на призывника (фрагмент)
II. СВЕДЕНИЯ О ВОИНСКОМ УЧЕТЕ
1. Категория запаса __________ ¦6. Наименование военного
Подлежит ¦комиссариата по месту жительства
призыву ¦Черемушкинский военкомат г. Москвы
2. Воинское звание ----------- ¦----------------------------------
3. Состав (профиль) __________ ¦
4. Полное кодовое обозначение ¦7. Состоит на воинском учете: ____
ВУС _______________________ ¦ а) общем (номер команды, партии)
5. Категория годности к ¦ ________________________________
А ¦
военной службе ------------ ¦ б) специальном _________________
¦8. _______________________________
отметка о снятии с воинского
учета
После заполнения данного раздела ставится подпись ответственного лица кадровой службы с расшифровкой, а также подпись работника, ознакомленного с записью.
3. Раздел III "Прием на работу и переводы на другую работу" заполняют согласно данным трудовой книжки, куда вносится запись о приеме на работу. Записи в этот раздел будут вноситься при переводах сотрудника на другие должности или другую работу. Со всеми записями работник знакомится под подпись. Подпись ставится в последней графе таблицы.
4. Раздел IV "Аттестация" будет заполняться, если в организации пройдет переаттестация сотрудников.
5. Разделы V "Повышение квалификации" и VI "Профессиональная переподготовка" заполняют на основании диплома (свидетельства) о повышении квалификации или о профессиональной переподготовке.
6. В разд. VII "Награды (поощрения), почетные звания" при приеме на работу вносят данные о существующих государственных наградах на основании соответствующего документа о присвоении награды. Также сведения о награждениях могут присутствовать в трудовой книжке работника. Перечень наград, сведения о которых нужно внести в трудовую книжку, приведен в п. 24 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225.
В будущем в случае поощрения от организации сюда также будут вноситься дополнительные данные.
7. Раздел VIII "Отпуск" будет заполняться в процессе работы сотрудника. Сюда будут вноситься данные обо всех видах отпуска, которыми воспользуется работник (учебный, ежегодный, без сохранения зарплаты и др.).
8. Раздел IX "Социальные льготы" заполняется только при наличии у работника документа о праве на льготы согласно законодательству. Например, справка об инвалидности, удостоверение участника войны и др.
Если сотрудники предъявят документы, в соответствии с которыми они имеют право на социальные льготы, связанные с трудовыми отношениями, заполните раздел "Социальные льготы" личной карточки. Этими документами могут быть справка об инвалидности, справка о наличии ребенка-инвалида, удостоверение участника войны, справка о том, что сотрудник является донором, и т.п. В качестве основания укажите тот нормативный акт (закон), который дает сотруднику право на льготу.
9. Раздел X "Дополнительные сведения" личной карточки предназначен для информации, не вошедшей в другие разделы при необходимости ее отражения. Например, здесь могут отражаться данные о загранпаспорте работника.
10. Последний разд. XI "Основание прекращения трудового договора (увольнения)" заполняется при увольнении работника. Соответственно, до этого момента данный раздел остается пустым.
<< | >>
Источник: Е.С.Ладнова. Прием и увольнение работников. 2012

Еще по теме 1.5. Заполнение личной карточки работника:

  1. Приложение N 1 Пример заполнения трудового договора с работником
  2. 6.2.5. Заполнение декларации
  3. ПРИЛОЖЕНИЕ 1 Пример заполнения заявления о выдаче патента на изобретение
  4. 6.1.4. Особенности заполнения формы расчета
  5. 2. Охрана тайны личной жизни
  6. 1. Охрана неприкосновенности личной жизни
  7. Приложение N 2 Пример заполнения приказа о приеме на работу
  8. § 2. Гражданско-правовая охрана неприкосновенности и тайны личной жизни граждан
  9. Статья 24. Гарантии личной безопасности вооруженного сотрудника полиции
  10. Глава 34. ОХРАНА ИНДИВИДУАЛЬНОЙ СВОБОДЫ И ЛИЧНОЙ ЖИЗНИ ГРАЖДАН В ГРАЖДАНСКОМ ПРАВЕ